In zwei Punkten sind wir uns ganz sicher – Erstens: Ihr seid gute Zahnärzte, denn das habt ihr gelernt und übt ihr tagtäglich aus. Zweitens: Das Leiten einer Zahnarztpraxis ist um ein Vielfaches umfangreicher, als das Zahnmedizinstudium euch gelehrt hat.
Darum möchten wir euch in diesem Blogbeitrag bei der Einarbeitung in die betriebswirtschaftliche Führung eurer Praxis helfen, euch gute Tipps mit an die Hand geben und euch zeigen, wo das meiste Potenzial schlummert. Als Praxisinhaber seid ihr auch Unternehmer und tragt (Personal)-Verantwortung.
Die wichtigsten Zahlen im Fokus
Der Vorteil einer digital geführten Praxis besteht darin, dass ihr dank der Praxissoftware zügigen Zugriff auf die wichtigsten Zahlen habt. So hilft euch auch die EVIDENT-Software, stets up to date zu bleiben. Ihr könnt mithilfe der Zahlen Handlungsbedarf ab- und herleiten und im Idealfall Optimierungspotenzial ausschöpfen.
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
Führt man die wichtigsten Zahlen zusammen, ergeben sich die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die im Folgenden noch genauer erläutert werden. Dazu gehören:
- Umsatz
- Kosten
- Rentabilität
Diese Zahlen werden zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zusammengeführt. Dabei ist euer Steuerberater ein wichtiges Glied in der Kette, denn er erstellt euch in der Regel quartalsweise eine BWA. Diese sollte so aufbereitet sein, dass ihr sie schnell versteht und die wichtigsten Kennzahlen zügig erfassen könnt.
💡 TIPP: Lasst euch bei der Suche nach einem passenden Steuerberater BWA-Vorlagen zeigen und besprecht, inwieweit sie für euch aufbereitet werden können. Darüber hinaus gibt es aber auch Tools und Softwareprogramme, die aus eurer BWA ein ansprechendes Dashboard machen können (Bsp. CANEI).
Umsatz
Umsatz sind die Einnahmen, die ihr generiert, wenn ihr eure Patienten behandelt. Beachtet dabei, dass nur dokumentierte Leistungen abgerechnet werden können! Euer Umsatz ist die Summe aller Leistungen, aber nicht mit dem Gewinn gleichzusetzen. Am besten könnt ihr euren Umsatz analysieren, indem ihr ihn in Gruppen aufteilt (Kasse, GOZ etc.). Es müssen anschließend noch eure Kosten abgezogen werden, um den Gewinn zu ermitteln. Also das, was am Ende wirklich übrig bleibt.
💡 TIPP: Um bereits Lücken in der Dokumentation aufzudecken, die dazu führen, dass Leistungen nicht (richtig) abgerechnet werden, empfehlen wir euch den Praxisprozess von Beginn an durchzuspielen. Nur so könnt ihr frühzeitig „schwarze Löcher” finden.
Kosten
Es ist immer gut, eine umfangreiche und vor allem aktuelle Kostenübersicht zu haben. Für eine Praxis sind die Fixkosten (Mieten, Personalkosten etc.) meist der größte Kostenpunkt. Der Vorteil daran: sie bieten Planungssicherheit. Veränderungen, wie Team-Zuwachs, welcher sich auf die Personalkosten auswirkt, sollten rechtzeitig in die Kostenplanung mit aufgenommen werden. Fremdlaborkosten schwanken je nach Patientenaufkommen, sind aber durchlaufende Posten. Dieser Kostenpunkt wird also 1:1 weitergegeben.
💡 TIPP: Arbeitet mit drei Konten, damit ihr sauber trennen könnt. Nutzt ein Praxiskonto für alle laufenden Ein- und Ausgaben, legt euch ein Rücklagenkonto an (besonders wichtig für Existenzgründer) und nutzt ein drittes Konto, auf das ihr per Dauerauftrag euer Gehalt für das tägliche Leben überweist.
Rentabilität
Die Rentabilität ist mit dem Gewinn gleichzusetzen: Umsatz minus Kosten. Eine rentable Praxis zu führen, muss euer erklärtes Ziel sein, damit sich eure Arbeit auch finanziell lohnt. Um möglichst rentabel zu agieren, solltet ihr ein regelmäßiges Controlling durchführen und die daraus resultierenden Ergebnisse mithilfe folgender Fragestellungen optimieren:
Welches sind die rentabelsten Leistungen? Können wir davon mehr anbieten beziehungsweise, was müssten wir verändern, um mehr davon anzubieten? Müssen wir uns auf „andere” Patienten fokussieren? Sollten wir Beratungsleistungen, die wir nicht berechnen können, besser zu Zeiten bündeln, an denen die Praxis sowieso nicht voll ausgelastet ist? Und so weiter …
💡 TIPP: Sucht euch vor der Praxisgründung schon einen Steuerberater, der euch über die Gründung der Praxis hinaus betreut und für Fachfragen zur Verfügung steht.
Fazit
Die kaufmännische Steuerung einer Zahnarztpraxis erfordert betriebswirtschaftliches Wissen und Zeit. Als Inhaber einer Praxis seid ihr eben auch Unternehmer und für die Wirtschaftlichkeit verantwortlich. Daher solltet ihr zwar stets den Überblick haben – euch dabei aber nicht im Kleinklein verlieren. Bildet euch weiter im Bereich BWL, bezieht das Knowhow eures Steuerberaters mit ein oder stellt Personal inhouse ein, das euch in den oben genannten Bereichen hilft. Auch der Austausch mit Kollegen schadet nie.
