Moderne Zahnarztpraxis – Was gehört dazu?

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Die Übernahme einer Praxis oder eine Neueröffnung gehen für Existenzgründer oftmals mit einer Modernisierung und Renovierung einher. Damit ihr nicht nur mit eurem Image und modernisierten Räumen glänzt, sondern gleichzeitig euren Arbeitsalltag vereinfacht, bietet die Digitalisierung administrativer Prozesse enorme Vorteile. In diesem Blogartikel stellen wir euch vor, was sich in einer modernen Zahnarztpraxis buchstäblich hinter den Kulissen abspielt und wie eure Patienten sich bei euch rundum wohlfühlen.

PVS: Die Wahl der richtigen Praxissoftware

Alles steht und fällt mit der richtigen PVS (Praxisverwaltungssoftware): Sie vereinfacht euren Arbeitsalltag durch einen modularen Aufbau und nimmt euch im Hintergrund administrative Arbeit ab, die für euch sonst Personalkosten und Mehraufwand bedeuten.

Eine umfangreiche Praxissoftware vereinfacht auch das digitale Serviceangebot für eure Patienten. Dazu gehören unter anderem die Online-Terminvergabe, Erinnerungen und Visualisierungsmöglichkeiten eurer Befunde.

Solltet ihr euch bei einer Praxisübernahme dazu entscheiden, die bestehende Software zu übernehmen, raten wir euch, besonders darauf zu achten, dass die Telematikinfrastruktur sowie das eBZ (elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte) integriert sind und den gesetzlichen Richtlinien entsprechen. In unserem Artikel „eBZ im Alltagstest“ haben wir die ersten Erfahrungen für euch zusammengefasst.

Als Zahnarzt seid ihr natürlich gegenüber euren Patienten der Experte. Damit ihr Befunde auch visuell darstellen könnt, bietet EVIDENT das Modul 3D Vision an. Der Vorteil: Medizinische Fachsprache wird für eure Patienten fotorealistisch veranschaulicht. So könnt ihr sicherstellen, dass es keine Missverständnisse gibt, und punktet mit kompetentem Auftreten.

💡Unser Tipp? 3D Vision ist eine wirkungsvolle Möglichkeit der visualisierten Patientenaufklärung:

  • Fortschritt und Digitalisierung sind Teil eures Konzeptes
  • Ihr genießt das Image einer modernen Praxis
  • Euer Patient erhält einen Mehrwert durch Visualisierung

Online-Terminvergabe und automatische Erinnerung

Es liegt auf der Hand, dass ein online vergebener Termin Ressourcen bei allen Beteiligten schont. Eure Patienten sparen sich Warteschlangen und immer wiederkehrende Ansagen am Telefon. Zusätzlich können sie auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten Termine bei euch buchen.  

Zudem hat euer Patient einen perfekten Überblick darüber, welche Kapazitäten noch frei sind, und kann sich so den passenden Zeitraum aussuchen. Das Hin und Her am Telefon hat endlich ein Ende und eure Sprechstundenhilfe hat mehr Zeit für weitere wichtige Aufgaben. 😉

Nichts ist ärgerlicher als ein nicht abgesagter Terminausfall. Der bedeutet nämlich für euch sowohl finanzielle Einbußen als auch Mehraufwand, weil ein neuer Termin vereinbart werden muss. Wenn der Patient sich nicht selbst meldet, ist im Zweifel sogar eine telefonische Nachfrage nötig. Diese Zeit könnt ihr wirklich besser nutzen. 

Digitale Terminerinnerungen haben klare Vorteile, die nur Gewinner hervorbringen: Patienten bekommen vor dem Termin zu einem von euch gewählten Zeitpunkt alle wichtigen Details zugesandt und werden noch einmal an den bevorstehenden Zahnarztbesuch erinnert. Ihr habt dann alles dafür getan, dass der Termin nicht vergessen wird. 

Damit ihr alle digitalen Services aus einer Hand habt, solltet ihr euch für eine PVS entscheiden, die neben der Online-Terminvergabe auch eine automatische Erinnerung anbietet. EVIDENT unterstützt euch und eure Patienten, noch bevor diese eure Praxis betreten haben. 

O-TIS hat für EVIDENT eine App entwickelt, mit der ihr jetzt auch über euer Smartphone Zugriff auf euren Praxiskalender habt. So habt ihr einen vollen Überblick über wichtige Daten – auch, wenn ihr mal nicht vor Ort seid.

Die digitale Anamnese als Gewinn auf allen Ebenen

Wer kennt es nicht: das Klemmbrett mit einem Stapel an vorgedruckten Anamnesebögen. Meistens ist daran auch noch eine Kordel befestigt, an der ein Kugelschreiber baumelt. 

Noch bevor euer neuer Patient euch das erste Mal sieht, muss er sich mit lästigem Papierkram herumschlagen und im Wartezimmer unbequem auf dem Schoß seine Daten eintragen. Unleserlich ausgefüllte Informationen sind da vorprogrammiert.

Für euch besteht ein zusätzlicher Mehraufwand darin, regelmäßig dafür Sorge zu tragen, dass genügend Formulare ausgedruckt sind. Nach dem Ausfüllen müssen die Daten dann in die Praxissoftware übertragen werden. Im schlimmsten Fall kommt es dabei sogar zu Übertragungsfehlern. 

Spart euch den Stress! Die digitale Anamnese nimmt euch die meiste Arbeit bereits ab. Ihr gewinnt Zeit und Geld. Eure Patienten profitieren von einem kürzeren Praxisaufenthalt und einem fortschrittlichen Patientenservice.

Die Anamnese kann bequem von zu Hause aus erfolgen. Alle nötigen Informationen liegen zur Vorbereitung bereits vor dem ersten Termin digital und geordnet vor. Ihr könnt euch als Zahnarzt auf den Patienten vorbereiten und hinterlasst direkt einen kompetenten Eindruck. Auf der anderen Seite kann euer Patient eventuell fehlende Informationen und Unterlagen noch vor dem ersten Termin bei vorherigen Ärzten einholen. Und einen Beitrag zum Naturschutz leistet ihr auch, weil ihr weniger Papier
benötigt.🌿📑

Die Videosprechstunde als modernes Angebot

Inzwischen entscheiden sich Patienten auch bewusst für einen Arzt, der Videosprechstunden anbietet. Die tatsächliche Nutzung des Services erfolgt zwar seltener. Allerdings kann allein das Angebot darüber entscheiden, ob ihr einen neuen Patienten für euch gewinnen könnt. Bei einem solchen digitalen Service kann der Patient Rückschlüsse auf die Modernität eurer Zahnarztpraxis schließen.

Manchmal möchten Patienten auch einfach die Möglichkeit haben, sich eine Zweitmeinung für ihr Anliegen einzuholen. In einer Videosprechstunde lassen sich Perspektiven und Möglichkeiten ressourcenschonend besprechen. Ein Nebeneffekt ist außerdem, dass es in der Praxis nicht zu voll wird. Eure Mitarbeiter und Patienten werden es euch danken.

Frau hat Laptop auf dem Schoß und führt eine Videosprechstunde mit ihrer Ärztin durch

Über den Laptop auf dem Schoß kann der Arzttermin entspannter werden

Auch für kurze Nachbesprechungen ist eine Videosprechstunde eine passende Alternative zum live Besuch. Oftmals dauert das Gespräch nur wenige Minuten. Der Umfang des gesamten Termins ist allerdings viel höher. Ein Aufwand, den ihr an anderer Stelle besser investieren könnt. 

Als Landzahnarzt habt ihr mit einer Videosprechstunde einen weiteren Vorteil: Patienten, die euch aufgrund der Entfernung nicht gut erreichen und einen Besuch wegen des Aufwands scheuen, können euch per Videosprechstunde leicht erreichen. Bei dem virtuellen Termin könnt ihr dann besprechen, ob ein Besuch in der Praxis nötig ist oder ob es eine andere Lösung gibt. Das Thema Landzahnarzt haben wir in einem anderen Artikel bereits behandelt. Schaut hier gern mal rein. 

Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) hat in Zusammenarbeit mit dem GKV-Spitzenverband standardisierte Rahmenbedingungen geschaffen, die eine Videosprechstunde für den Praxisalltag möglich machen. Hier findet ihr alle zertifizierten Videodienstanbieter.

Wirksame Werbung: Website und Social Media

In unserem Blogbeitrag Social Media als Marketingstrategie für die Zahnarztpraxis haben wir euch schon darüber informiert, dass ein regelmäßig geführter Social-Media-Account und eine professionell aufgestellte Homepage das Aushängeschild eurer Praxis ist.

Versetzt euch kurz in einen potenziellen Patienten hinein. Was wird dieser wohl unternehmen, um mehr über euch zu erfahren? Ganz klar: Er googelt die Praxis und checkt eure Homepage. Wenn er in den Ergebnissen der Suchmaschine einen aktiven Social-Media-Account findet, kann das seinen ersten Eindruck weiter positiv beeinflussen. 

Nutzt die Chance und pflegt euren Online-Auftritt. Insbesondere für die Patientengewinnung und -zufriedenheit ist eine übersichtliche Homepage in Kombination mit der Online-Terminvergabe ein unschlagbarer Partner.

Unterstützung von den Profis

Als Existenzgründer steht ihr vor neuen Entscheidungen und Aufgaben, die eure berufliche Zukunft beeinflussen werden. Damit ihr euch stetig weiterentwickeln könnt, bieten Experten Gründerseminare und Weiterbildungen an. Aus diesen Fortbildungsmöglichkeiten könnt ihr euch das passende Angebot heraussuchen, um eure Kompetenzen zu vertiefen und neue Perspektiven kennenzulernen. 

OPTI health consulting bietet zum Beispiel Seminare in unterschiedlichen Bereichen an. Hier könnt ihr euch in Sachen Management (Betriebswirtschaft), Personal oder Marketing schulen lassen. Außerdem könnt ihr dort eine Existenzgründungsberatung nehmen, um euch bestmöglich auf den Start als Zahnarzt vorzubereiten.

Generalprobe für die moderne Zahnarztpraxis

Bevor ihr die Türen für eure Patienten öffnet, solltet ihr unbedingt einen Probelauf eures klassischen Arbeitsalltages durchspielen. Auf diese Weise könnt ihr selbst prüfen, ob eure technische Ausstattung (z.B. PVS) einwandfrei funktioniert und alle Beteiligten mit dem System zurechtkommen. Außerdem lassen sich fehlgeplante Prozessabläufe identifizieren und direkt korrigieren. Um den Praxisalltag bestmöglich zu simulieren, könntet ihr zum Beispiel Freunde und Familie einladen, an der Generalprobe teilzunehmen.
Von der Patientenaufnahme über Anrufe, Behandlungsgespräche und Kommunikationswege lassen sich Abläufe so stressfrei testen.

Gleichzeitig bietet dieses Training einen zusätzlichen Gewinn für eure Mitarbeiter: Bei einer Neueröffnung lernen sich so alle Beteiligten besser kennen. Falls ihr bei einer Praxisübernahme auch das Personal für euch gewinnen konntet, kann dieses sich an geänderte Vorgänge bereits gewöhnen.

Weiche Faktoren: Die richtige Atmosphäre schaffen

Bei einer Praxisübernahme zeigt ihr mit einem modernen Farbkonzept, dass es eine Veränderung in der Praxis gegeben hat. Bei einer Neueröffnung nutzt ihr am besten direkt die Chance, euch als fortschrittliche Praxis zu etablieren. Schafft einfach eine gemütliche Umgebung, damit das Gesamtbild eurer Praxis stimmt.

Fazit

Wie ihr seht, gehört zu einer modernen Praxis mehr als eine schicke Einrichtung. Eine digital aufgestellte Zahnarztpraxis ist der Grundstein für die Kundengewinnung und schafft gegenüber Patienten Vertrauen.
Nutzt eure Neueröffnung oder Praxisübernahme, um digitale Services zu etablieren.

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