Projektmanagement klingt wie eine Disziplin aus Großunternehmen, in denen viele Abteilungen interdisziplinär zusammenarbeiten. Und was ist mit einer Zahnarztpraxis? Wird echtes Projektmanagement dort überhaupt benötigt? Wir sind sicher: natürlich!
In einer Zahnarztpraxis ist immer was los, und jeden Tag warten neue Herausforderungen auf euch. Ob es nun darum geht, den Frühjahrsputz zu planen, Mitarbeiter* zu rekrutieren oder neue Behandlungsmethoden einzuführen – alles Projekte, die gut durchdacht sein wollen. Ohne ein klares System driftet das gern schon mal ins Chaos ab. Stellt euch vor, wie stressig das wäre: Alles geht drunter und drüber. Fehler schleichen sich ein. Und der Stress schlägt sich vielleicht nicht nur auf euer Team nieder, sondern ist auch für eure Patienten spürbar.
Was ist Projektmanagement?
Im Kontext einer Zahnarztpraxis bedeutet Projektmanagement im Grunde nichts anderes, als dass bestimmte Vorhaben nicht einfach planlos angegangen, sondern anhand fester Kriterien strukturiert werden. Das klingt ziemlich kompliziert, stimmt’s? Dabei ist der Sinn von gezieltem Projektmanagement, Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren.
Nehmen wir ein ganz praktisches Beispiel: Eure Zahnarztpraxis wächst und ihr beschließt, einen neuen Zahnmedizinischen Fachangestellten einzustellen. Mit der Entscheidung kommen bereits sehr viele Fragen auf: Welche Anforderungen gibt es an die neue Stelle? Sucht ihr eine Teil- oder Vollzeitkraft? Welche Kanäle nutzt ihr für die Suche, und wer aus dem Team kümmert sich überhaupt darum? Die Liste könnte ewig so weitergehen.
Vorteile von Projektmanagement
Was im ersten Schritt umständlich und nach viel Vorarbeit aussieht, entpuppt sich im Nachhinein oft als großer Mehrwert. Standardisierte Prozesse erhöhen die Effizienz und schonen nicht nur euren Geldbeutel, sondern auch eure Nerven. Im regen Arbeitsalltag in eurer Zahnarztpraxis hilft es ungemein, einzelne Vorhaben in „Projektpaketen“ zusammenzufassen, damit das Tagesgeschäft davon nicht beeinträchtigt wird. Gleichzeitig sind die Zuständigkeiten klar geregelt. Dadurch hängen die einzelnen Aufgaben nicht im Raum, ohne dass sich jemand so richtig verantwortlich fühlt.
Projekte für die Zahnarztpraxis richtig planen und umsetzen
Strategisch geplante Projekte bestehen aus 4 wesentlichen Schritten, die in Aufwand und Umsetzbarkeit teilweise auch variieren können. Jeder Teil erfüllt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des aktuellen Projekts, aber auch für künftige Vorhaben.
Bleiben wir beim Beispiel „Mitarbeitergewinnung“, weil das Thema in vielen Zahnarztpraxen sehr aktuell und relevant ist.
Planung
Beginnt die Planungsphase mit einer gründlichen Bestandsaufnahme, um sicherzustellen, dass ihr nichts überseht. Zunächst ermittelt ihr die Ist- und dann die Soll-Situation. Dazu könnt ihr euch zum Beispiel folgende Fragen stellen:
Ziel definieren: Was genau soll erreicht werden?
Klar, ihr möchtet einen Mitarbeiter einstellen. Das ist aber noch nicht alles. Welche Voraussetzungen soll er oder sie mitbringen? Sucht ihr eine erfahrene Arbeitskraft oder einen Berufseinsteiger? Wie viele Stunden pro Woche wird der neue Mitarbeiter eingesetzt? Das sind nur einige von vielen wichtigen Fragen, die ihr euch direkt zu Beginn stellen solltet.
💡Tipp: Entwerft einen imaginären, idealen Mitarbeiter. Sammelt alle Eigenschaften, von demografischen Daten bis hin zu beruflicher Erfahrung und Hobbys und schreibt sie auf, um zu prüfen, nach wem ihr eigentlich sucht.
In der Planungsphase lassen sich durch die genaue Definition wichtige, nächste Schritte für die Durchführung ableiten. Wenn ihr zum Beispiel einen Azubi sucht, werdet ihr wohl kaum eine Zeitungsannonce aufgeben. In diesem Fall sind Kanäle besser geeignet, auf denen sich auch wirklich junges Publikum tummelt (Stichwort: Social Media – Mehr dazu in unserem Beitrag „Social Media als Marketingstrategie für die Zahnarztpraxis“). Weil ihr in diesem wichtigen Schritt bereits alle Grundanforderungen an euren neuen Mitarbeiter definiert, könnt ihr im Anschluss viel gezielter auf die Suche gehen. Das spart euch spätestens dann Zeit, wenn Bewerbungen bei euch eingehen und ihr euch mit den unterschiedlichen Profilen beschäftigt.
Abhängigkeiten: Welche Fristen gibt es für bestimmte Aufgaben?
Je nachdem, wo ihr euren Mitarbeiter sucht, gibt es unter Umständen Anmeldefristen, die berücksichtigt werden müssen. Zum Beispiel für offizielle Infotage der Gemeinde, an denen ihr euch vorstellen möchtet, oder auch für die Anmeldung an Berufsschulen, falls ihr plant, einen Auszubildenden einzustellen.
Ressourcenplanung: Welche finanziellen Mittel und welche personellen Ressourcen sind erforderlich?
Bei dieser Frage geht es nicht um das Gehaltsbudget. Das habt ihr bei der ersten Frage der Planungsphase bereits festgelegt. Hier geht es eher darum, wie viel der Recruitingprozess kosten darf. Anzeigen bei Suchmaschinen, in Social Media oder in Lokalzeitungen sind kostenpflichtig. Damit ihr besser kalkulieren könnt und die Ausgaben nicht überhandnehmen, solltet ihr vorher festlegen, wie viel ihr für Werbemaßnahmen ausgeben wollt. Dazu kommen die personellen Ressourcen. Klärt unbedingt die Zuständigkeiten: Wer kümmert sich um die Mitarbeitersuche und ist Ansprechpartner für alle Fragen, die damit in Zusammenhang stehen? Steht bei dem verantwortlichen Mitarbeiter in Kürze ein Urlaub an, sodass die weitere Bearbeitung der Bewerbungen durch ein anderes Teammitglied erfolgen muss?
Habt ihr einen oder mehrere Mitarbeiter benannt, könnt ihr eure zeitlichen Ressourcen festlegen. Alle Projektbeteiligten sollten über den zeitlichen Rahmen gebrieft sein, damit sie sich daran orientieren können.
Risikomanagement: Welche potenziellen Risiken könnten auftreten und wie kann darauf reagiert werden?
Risiken klingen im Kontext der Neueinstellung eines Mitarbeiters erst mal gefährlich. Eigentlich solltet ihr euch hier aber einfach ganz praktische Fragen stellen: Was passiert, wenn ihr keinen geeigneten Mitarbeiter findet? Könnt ihr die Arbeitslast dann auch weiterhin allein stemmen, oder müsst ihr gegebenenfalls das Budget oder die Recruitingkanäle anpassen? Ein weiteres Risiko besteht darin, dass der neue Mitarbeiter kurz nach der Einstellung wieder kündigt. Wie könnt ihr proaktiv damit umgehen? Eine geeignete Idee vorab könnte die Einführung eines strukturierten Onboarding-Programms sein, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern.
Die Fragen bieten eine gute Basis, um die Rahmenbedingungen festzulegen und können beliebig erweitert werden. Letztlich geht es darum, ein klares Ziel zu definieren und alle Abhängigkeiten zu enttarnen, damit ihr bei der Durchführung keine bösen Überraschungen erlebt.
Durchführung
Jetzt, wo die Planung steht, und alle Vorarbeiten abgeschlossen sind, geht’s an die Durchführung. Euer zuvor sorgfältig erstellter Plan wird in die Tat umgesetzt.
Ihr startet die Mitarbeitersuche mit den Methoden, die ihr vorab festgelegt habt. Die Herausforderung besteht nun darin, den Plan konsequent zu verfolgen.
Gleichzeitig müsst ihr in der Lage sein, auf Probleme flexibel zu reagieren. Zum Beispiel könnte es sein, dass auf bestimmten Jobportalen nicht die erwartete Resonanz erfolgt. Hier ist es wichtig, schnell zu handeln und eventuell zusätzliche oder alternative Kanäle zu nutzen.
Während der Durchführung des Projekts spielen enge Absprachen im Team eine zentrale Rolle. Regelmäßige Updates und Besprechungen helfen dabei, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass jeder die nächsten Schritte kennt und eventuelle Probleme frühzeitig anspricht. Damit steigert ihr im besten Fall auch das Engagement und die Zusammenarbeit im Team.
Schon gewusst? EVIDENT bietet mit dem Orga-Manager das perfekte Tool für Projekte in der Zahnarztpraxis. Mit dem Aufgabenplaner lassen sich Aufgaben schnell und einfach anlegen, organisieren und sogar nach Status sortieren. Jeder Projektbeteiligte kann im eigenen Dashboard eine Liste seiner offenen Aufgaben einsehen und behält so jederzeit den Überblick.
Zum Orga-Manager
Stellt während der Durchführung sicher, dass ihr proaktiv bleibt. Achtet auf Signale, die darauf hinweisen, dass Teile des Projekts nicht wie geplant verlaufen, und ergreift frühzeitig Maßnahmen, um gegenzusteuern. Das könnte bedeuten, zusätzliche Unterstützung für die zuständigen Mitarbeiter zu mobilisieren, um die Projektbeteiligten zu entlasten.
Eine sorgfältige Dokumentation ist nicht nur für die aktuelle Durchführung wichtig, sondern auch für die Analyse nach Abschluss des Projekts. Erfasst, welche Maßnahmen umgesetzt wurden, welche Ergebnisse erzielt und wie die Ressourcen verwendet wurden. Diese Daten sind in den nächsten Schritten wertvoll, um eure ursprüngliche Planung zu bewerten und zukünftige Projekte besser zu organisieren.
Monitoring und Kontrolle
Pläne können sich ändern! Deshalb sind regelmäßige Feedbackschleifen entscheidend.
In solchen Fällen ist es wichtig, nicht nur die Symptome, sondern auch die Ursachen zu erkennen. Bewertet die Effektivität der bisherigen Maßnahmen und passt sie bei Bedarf an. Vielleicht stellt ihr fest, dass die Qualifikationen der Bewerber nicht exakt denen entsprechen, die ihr euch vorgestellt habt. Oder der ganze Bewerbungsprozess dauert doch länger als gedacht.
Abschluss
Habt ihr einen Mitarbeiter für euer Team gewonnen? Herzlichen Glückwunsch!
Euer Projekt ist mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags allerdings noch nicht abgeschlossen. Im letzten Schritt evaluiert ihr das gesamte Projekt im Projektteam. Führt ein Recap durch, bei dem ihr gemeinsam das Ergebnis und eure Erfahrungen besprecht. Aus dem intensiven Austausch ergeben sich eventuell Optimierungsmöglichkeiten – denn die nächste freie Stelle will sicher bald besetzt werden 🙂.
Und wenn ihr dann bereits einen standardisierten Prozess habt, der auf eure Zahnarztpraxis abgestimmt ist, spart ihr unglaublich viel Zeit.
Fazit:
Anhand eines praktischen Beispiels haben wir euch in diesem Artikel gezeigt, wie sinnvoll eine richtige Projektplanung ist – auch in der Zahnarztpraxis. Dafür braucht ihr geeignete Tools und Strukturen, die euch bei der Umsetzung unterstützen. Ein solches Tool stellt euch EVIDENT mit dem Aufgabenplaner zur Verfügung.
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
