Nachdem ihr damaliges Arbeitszeitprogramm in mehrfacher Hinsicht an seine Grenzen gekommen ist, hat sich die kieferchirurgische Praxis von Dr. Dr. Boris Niederquell in Ratzeburg für die Arbeitszeitverwaltung im EVIDENT-Orga-Manager entschieden. Praxismanagerin Dajana Necker erzählt, warum sich das lohnt, und geht auch auf den Urlaubsplaner und die Aufgabenverwaltung ein.
Frage: Zu welchem Zweck hatten Sie sich entschieden, die Arbeitszeitverwaltung des Orga-Managers zu kaufen?
Dajana Necker: Wir hatten zuvor ein externes Arbeitszeitprogramm, das sehr unübersichtlich war und schnell an seine Grenzen kam, auch was die Anzahl der Mitarbeiter angeht. Uns hat gefallen, dass bei EVIDENT da alles aus einem Guss und modern ist.
Sie organisieren die Arbeitszeiten wievieler Mitarbeiter?
Derzeit sind es 22, und es werden noch mehr.
Haben Sie in der Arbeitszeitverwaltung spezielle Arbeitszeitmodelle definiert?
Bei den einzelnen Mitarbeitern sind feste Zeiten hinterlegt. Zudem gibt es noch Brutto- und Netto-Profile mit pauschalem Pausenabzug.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Terminal Evo pure zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeit?
Das Terminal war unkompliziert und nach einem kurzen Anruf bei EVIDENT im Handumdrehen eingerichtet. Unsere Mitarbeiter kommen damit bestens zurecht – einfach den Chip ans Gerät halten, und schon hat man ein- bzw. ausgecheckt. Sollte es jemand mal vergessen, lässt sich die Zeit manuell nachtragen.
Was sind die größten Vorteile der Arbeitszeitverwaltung?
Wir haben die ideale Übersicht auf einer einzigen Plattform, müssen also nicht ein extra Programm öffnen. Die Handhabung ist für alle einfach und effizient – für mich als Praxismanagerin als auch für die Mitarbeiter. Die können alles selbständig eintragen und ihre Arbeitszeiten anschauen oder ausdrucken.
Das gilt dann auch für den Urlaubsplaner …
Genau. Auch der ist einfach zu bedienen und idealerweise eng mit der Arbeitszeitverwaltung verzahnt. Die Übersicht ist für alle ein ganz großes Plus. Jeder hat Einblick in die Planung und kann also selbst sehen, wo das eigene Fehlen aufgrund bereits eingetragener Ferien vielleicht nicht so günstig ist – und umplanen oder frühzeitig das Gespräch suchen. Günstig ist auch, dass die betroffenen Personen über Genehmigungen oder bei Änderungen in der Urlaubsplanung per SMS informiert werden können.
Sie nutzen auch den Aufgabenplaner. Welche Vorteile bringt Ihnen dieses Modul?
Wir arbeiten noch nicht lange damit, doch es zeichnet sich ab, dass uns das Modul darin bestens unterstützt, dass Aufgaben nicht aus den Augen verloren gehen und sicher delegiert werden können. Gerade weil unsere Praxis über mehrere Etagen reicht, ist diese Art der Kommunikation sehr hilfreich und wird vom Team mehr und mehr angewendet.
Die Personalakte benötigen Sie ja ohnedies, etwa für die Anwendungen der TI. Wie beurteilen Sie den Orga-Manager als Ganzes.
Der Orga-Manager ist eine gute Sache. Leicht zu bedienen, übersichtlich, individualisierbar und sinnvoll mit der Praxissoftware verzahnt.
Vielen Dank für das Gespräch, Frau Necker.
