Ausgebremst durch ihre Praxissoftware empfanden sich Jens-Peter Studstrup und Dr. Jens-Ole Studstrup. Im April 2022 haben die beiden ihre Zahnarztpraxis Studstrup & Partner in Bremen dann auf EVIDENT umgestellt. Ein Grund dafür war neben Leistungsumfang und Bedienbarkeit auch die fundierte Beratung durch den EVIDENT-Vertrieb. Warum sich der Umstieg für Vater und Sohn gelohnt hat, erzählen sie hier.
Frage: Der Wechsel einer Praxissoftware ist ja nicht eben im Handumdrehen gemacht. Aus welchem Grund haben Sie nach einer neuen Software Ausschau gehalten?
Nach 30 Jahren Treue zum alten Anbieter, fehlte uns letzthin der Innovationsgeist. Das Programm war trotz neuester Hardware träge; an karteiloses Arbeiten war nicht zu denken. Des Weiteren wurden Softwareinhalte wie die Terminverwaltung abgekündigt und wir fühlten uns durch die alte Software in unserem Ansporn ausgebremst.
Was hat den Ausschlag für EVIDENT ergeben?
Nach dem Beschluss, in Zukunft ein neues PVS einsetzen zu wollen, haben wir uns die etabliertesten Programme vorstellen lassen. EVIDENT traf in den für uns bedeutendsten Punkten wie Arbeits-Workflow, Benutzeroberfläche und Vielseitigkeit den Zahn der Zeit.
Wie haben Sie die Beratung vom EVIDENT-Vertrieb erlebt?
Die Beratung und Betreuung durch Herrn Isenberg ist sehr herzlich und kundennah. Auch komplexere Sachverhalte in Bezug auf den Wechsel wurden vorab besprochen und gelöst, sodass wir uns mit gutem Gewissen für EVIDENT entschieden haben.
Wie lief die Datenübernahme?
Die Datenübernahme war gedanklich, im Nachhinein unbegründet, unsere größte Hürde. Ein Mitarbeiter aus dem technischen Support sicherte an einem Mittwochnachmittag den Datenbestand aus dem alten PVS. Zwei Tage später wurden selbige in aufbereiteter Form, in EVIDENT eingespielt. Somit tauchen diese in der Karteikarte in Textform auf und sind zudem über die Filterfunktion im Alltag durchsuchbar. Klassische Beispiele aus dem Alltag: Wann wurde die Wurzelbehandlung an Zahn 16 durchgeführt? Wie alt ist die Krone?
EVIDENT ist ein vielseitiges Programm, das viele individuelle Einstellungen zulässt. Wie lief die Einarbeitung, und inwiefern hat Ihnen das EVIDENT Training Center dabei geholfen?
Unmittelbar nach der Entscheidung, zukünftig auf EVIDENT zu setzen, holte uns Herr Isenberg mit einer durchterminierten To-Do-Liste ab. Jeder Punkt, beispielsweise das Anlegen von Terminarten und -ketten, war mit einem Abschlussdatum versehen. Dies unterstützte uns maßgeblich bei der Ressourcenverteilung innerhalb unseres Teams.
Da wir die Umstellung rechtzeitig planten, hatten wir vier Monate Zeit für die Umsetzung parallel zum regulären Praxisbetrieb. Wir befassten uns mit der Grundeinrichtung der Praxis-Stammdaten und gewannen die ersten Einblicke bei Trockenübungen in der „Testpraxis“.
Das EVIDENT Training Center hat uns zum Produktivstart, innerhalb von drei Vormittagen, die Basics via Online-Meeting mit Bildschirmfreigabe, vermittelt, währenddessen unsere Hausaufgaben der To-Do-Liste kontrolliert und ggf. verfeinert. Begleitet wurde das Gruppentraining durch Einzelsitzungen zu speziellen Themen, wie Abrechnung, Behandlungsdokumentation und Terminvergabe.
Setzen Sie weiterhin auf Angebote des Training Centers? (Webinare, Video Portal, Online-Trainings…) und mit welchem Nutzen?
Jeder im Team hat einen Zugang zum Video Portal. Die Videos sind eine gern genutzte Unterstützung, vor allem für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Wie bewerten Sie die Unterstützung unserer Hotline während der anfänglichen Patenschaft und auch danach?
Mithilfe der Patenschaft waren in den ersten Tagen nach Start die kleineren Fragen aus dem Alltag kurzfristig und zufriedenstellend geklärt, etwa das Anlegen von freiwillig versicherten Patienten. Nun, bald schon sechs Monate nach Umstellung, steht uns die Hotline stets mit gutem Rat zur Seite. Bei komplexen Fragestellungen kommt der Rückruf zeitnah und verlässlich.
Welches sind für Sie die Highlights Ihrer neuen Software?
Besonders gefallen uns die ausführlichen Statistiken und Möglichkeiten des Controllings, die Arbeitsweise der digitalen Kartei in Anlehnung an die Papierkartei mit ihrem Register, gute Automatisierungsmöglichkeiten mittels Leistungsketten und eigens erstellten Textauswahl-Makros zur Behandlungsdokumentation.
Auch ein besonderes Highlight sind die Blicke der Patientinnen und Patienten, wenn die Terminzettel binnen Sekundenbruchteilen aus dem Thermodrucker schießen. Hierfür konnte ich einen eigenen Workflow kreieren und in EVIDENT integrieren.
Inwiefern unterstützt der Orga-Manager mit Aufgaben- und Urlaubsplaner Ihren Praxisalltag?
Einen Teil unseres QM-Programms ist in den Aufgabenplaner umgezogen. Wiederkehrende Aufgaben finden sich nun im Terminplaner (TIS), für jeden direkt in der Praxissoftware sichtbar. Das ist für uns im Alltag praktischer als zuvor.
Noch ein Wort zu eBZ und die Umsetzung in EVIDENT?
Das eBZ läuft unkompliziert. Wir sind inzwischen fast enttäuscht, wenn eine Krankenkasse noch nicht an dem eBZ teilnimmt.
Wie ist Ihr vorläufiges Fazit zur Gesamtlösung von EVIDENT (Programm, Support, Technologie, Training)?
Nach nun inzwischen einem halben Jahr im Produktivbetrieb mit EVIDENT, wurden wir in unserer Entscheidung positiv bestärkt. Eine Software ist nur so gut wie der eigene Support und genau dort kann das Team hinter EVIDENT punkten. Tiefreichende Fragen, die Experten aus der Programmierung erfordern, werden ebenso per kurzfristigem Rückruf beantwortet.
Zudem gibt uns das Training Center ein sicheres Gefühl bei der Unterstützung und Einweisung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und auch wir „alte Hasen“ profitieren von gelegentlichen Schulungen zu neuen Programmfunktionen.
Wir freuen uns auf die gemeinsame Zukunft.
