Die MKG-Praxis der Dres. Wilck, Hanke und Petermann in Hamburg-Altona hatte sich im vergangenen Jahr entschieden, die Anwendung von O-TIS einzustellen, um ein recht weit verbreitetes Online-Terminierungssystem zu nutzen, das hier aus wettbewerbsrechtlichen Gründen nicht beim Namen, sondern Mitbewerber genannt wird. Die Idee war, über die Reichweite des Mitbewerbers die Zahl der Neupatienten zu steigern.
Nach fünf Monaten beim Mitbewerber hat die EVIDENT-Praxis erkannt, dass sie mit O-TIS deutlich besser aufgestellt ist. Die Praxismanagerin, Frau Ankum, erzählt warum.
Frage: Aus welchem Grund waren Sie zum Mitbewerber gewechselt?
Frau Ankum: Die Idee war, die Reichweite und Sichtbarkeit Ihres Mitbewerbers zu nutzen, um vielleicht die Zahl der Neupatienten zu steigern. Dieser Effekt ist allerdings ausgeblieben.
Warum sind Sie wieder zu O-TIS zurückgekehrt?
Das externe System hat uns viel zusätzliche Arbeit beschert, so dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis deutlich schlechter als bei O-TIS war.
Zum Beispiel?
Letztlich hatten wir zwei Terminkalender, das TIS von EVIDENT und den des Mitbewerbers. Online vereinbarte Termine hatten wir also in die Karteikarte bzw. TIS einzutragen, was bei O-TIS automatisch geschieht. Das heißt, immer aus EVIDENT zum System des Mitbewerbers verzweigen, die Historie öffnen, zurück in EVIDENT und dort händisch den Termin vermerken.
Dass der nächste Termin des Patienten in der Karteikarte vermerkt ist, ist für unsere Rechnungserstellung unabdingbar. Ich habe es mal gestoppt, bei etwas über 100 Aufrufen von Patientenkarteien plus Einträge bedeutet das eine Stunde Mehrarbeit. Und ich habe zwei Bildschirme zur Verfügung, im Gegensatz zu meinen Kolleginnen, die dann noch mehr hin- und herklicken müssen.
Gibt es noch Weiteres?
Ob eine Karteikarte nach der Behandlung kontrolliert wurde oder nicht, ist in der Tag-Ansicht des Mitbewerbers im Kalender nicht sichtbar. Trotz Workaround musste ich immer in die Tagesliste verzweigen oder jede einzelne Karte anklicken. Also jeden Tag vielfach zwischen EVIDENT und dem anderen System hin- und herwechseln. Das kostet abermals Zeit und Nerven und ist überdies ist sehr fehleranfällig, besonders wenn nur ein Bildschirm zur Verfügung steht.
In O-TIS bzw. TIS sehe ich auf einen Blick in der Tagesansicht, welche Karten kontrolliert wurden, ohne zu scrollen oder zu klicken.
In EVIDENT gibt es hierzu Auswertungen…
Während der Nutzung des Fremdsystems war für uns keine Auswertung möglich, welche Karteikarten noch nicht kontrolliert wurden. Das ist jedoch wichtig. Stattdessen blieben viele Karten unkontrolliert, da es viel zu aufwändig war, nachträglich die vergangenen Tage durchzugehen. Möglicherweise haben wir dadurch Honorar verloren.
Sie nutzen auch den Urlaubsplaner von EVIDENT, der mit TIS verzahnt ist.
Genau. Es gibt bei Ihrem Mitbewerber keine Anzeige pro Tag, welche Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind. In TIS ist das sofort zu sehen, und so können wir problemlos planen.
Während der Nutzung des Fremdsystems mussten wir erst in den Urlaubsplaner verzweigen und nachschauen, ob etwa genügend Assistenzen zur Verfügung stehen, wenn die Ärzte zusätzliche Termine vergeben möchten. Die Urlaube der Ärzte waren doppelt einzugeben, einmal in EVIDENT, zusätzlich im Fremdsystem.
Wie bewerten Sie zum Abschluss O-TIS?
O-TIS ist deutlich einfacher, angenehmer und übersichtlicher. Weil alles eng und harmonisch mit EVIDENT verzahnt ist, entsteht sehr viel weniger Aufwand, mögliche Fehlerquellen sind minimiert. In O-TIS gebuchte Termine werden direkt ins TIS eingetragen. Die Terminbestätigungen funktionieren wunderbar.
Und was mir ein besseres Bauchgefühl gibt: In O-TIS müssen die Patienten weniger persönliche Daten eingeben als bei Ihrem Mitbewerber.
Vielen Dank für das Gespräch, Frau Ankum.
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