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Eine Praxisübernahme verändert nicht einfach nur den Namen am Eingang. Neue Mitarbeiter kommen ins Team. Bestehende Abläufe treffen auf frische Perspektiven. Und mittendrin: der Alltag, der einfach weiterläuft. Diese ganzen Änderungen müssen nicht zwangsläufig im Chaos enden. Wenn ihr neue Kollegen zusammen mit dem Bestandspersonal herzlich und strukturiert empfangt, wird schon bald das ganze Team davon profitieren. Wir zeigen euch, wie das geht.
Der Ball liegt bei euch
Ihr kennt die Praxis. Ihr wisst, wie der Hase läuft, wo die Materialien stehen und welche Patienten immer 10 Minuten zu spät kommen. Für euch ist das Alltag. Für neue Kollegen ist es Neuland. Einarbeitung heißt nicht: „Du läufst mal mit und schaust zu.“ Einarbeitung heißt: „Wir zeigen dir, wie es bei uns wirklich funktioniert und was uns wichtig ist.“
Je besser ihr das macht, desto schneller wird aus einem neuen Mitarbeiter ein vollwertiger Teil des Teams. Und genau das spüren auch eure Patienten am Empfang und im Behandlungszimmer.
Eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter kostet Zeit, keine Frage. Sie spart euch allerdings auch Nerven, Missverständnisse und ständig neue Anläufe. Kurz gesagt: Wenn ihr euch am Anfang Mühe gebt, habt ihr später weniger Stress.
Bevor ihr mit einzelnen Maßnahmen startet, überlegt euch: Was soll der neue Mitarbeiter am Ende der ersten Woche oder des ersten Monats wissen, um eigenständig arbeiten zu können?
Nutzt das Wissen eures Bestandspersonals
Wenn ihr eine Praxis übernehmt, bringt das gleichzeitig eine neue Dynamik ins Team. Neue Kollegen starten frisch und motiviert, haben aber noch kein Gefühl für die Abläufe. Gleichzeitig gibt es Mitarbeiter, die seit Jahren mitdenken, mitsteuern und ganz genau wissen, worauf es ankommt. Diese Erfahrungen sind Gold wert. Nutzt sie.
Bindet eure langjährigen Mitarbeiter bewusst ein. Gebt ihnen Raum, ihr Wissen weiterzugeben. Vielleicht bei einer kleinen Einführungsrunde: „5 Dinge, die ich gerne früher gewusst hätte.“ Oder in Form eines internen „FAQ“, das sie selbst schreiben dürfen.
Unterstützt euer Bestandspersonal bei der Einarbeitung. Es soll sich wertgeschätzt fühlen und nicht alleingelassen. Legt idealerweise klare Rollen und feste Zeiten für Fragen fest und bietet die Möglichkeit, Dinge auch mal gemeinsam zu erarbeiten.
Wenn Generationen aufeinandertreffen
Doch nicht nur der Unterschied zwischen neuem und Bestandspersonal bringt eine Herausforderung mit sich. In vielen Praxen arbeiten heute mehrere Generationen Seite an Seite. Manche haben noch mit Karteikarten gearbeitet, andere starten mit ChatGPT ins Berufsleben. Das kann anstrengend sein.
Jüngere Kollegen bringen oft frische Ideen, eine digitale Denkweise und den Wunsch nach Mitsprache mit. Ältere Mitarbeiter schätzen klare Strukturen, Erfahrung und Verlässlichkeit. Konflikte entstehen meist nicht aus bösem Willen, sondern aus Missverständnissen: Wie kommuniziert man? Was gilt als höflich? Was als effizient?
Gerade bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter lohnt es sich, darüber offen zu sprechen. Wer Neues erklärt, sollte wissen, wie die andere Seite tickt. Wer neu dazukommt, sollte verstehen, warum bestimmte Dinge eben „schon immer so gemacht wurden“ – und trotzdem Fragen stellen dürfen.
Hilfreich ist ein ehrlicher Austausch im Team: Was erwarten wir voneinander? Was macht gute Zusammenarbeit aus? Und woran merkt man eigentlich, dass jemand angekommen ist?
Die perfekte Vorbereitung
Eine gute Einarbeitung muss nicht kompliziert sein. Aber sie braucht Struktur. Wenn ihr bestimmte Bausteine fest etabliert, gebt ihr neuen Kollegen die nötige Orientierung und entlastet euer Team. Wir haben ein paar Ideen für euch vorbereitet:
Erstellt ein Organigramm
Am ersten Tag prasseln unzählige Eindrücke auf neue Mitarbeiter ein: Namen, Räume, Abläufe, Abkürzungen. Wer ist für was zuständig? Wer entscheidet was? Und an wen wende ich mich bei Fragen?
Ein übersichtliches Organigramm hilft dabei, diese Komplexität greifbar zu machen. Es zeigt auf einen Blick, wer im Team fachlich und organisatorisch welche Rolle hat.
Ein solches Organigramm muss nicht steif oder offiziell wirken. Im Gegenteil: Je persönlicher, desto besser. Nutzt Fotos und ergänzt Steckbriefe mit Fun Facts oder Arbeitsbereichen. Damit ihr das Organigramm nicht bei jedem Mitarbeiterwechsel erneut ausdrucken müsst, könnt ihr es digitalisieren. Canva oder miro bieten auch in der kostenlosen Version kreative Möglichkeiten, ein individuelles Organigramm zu erstellen.
Legt einen Paten fest
Eine feste Ansprechperson ist vor allem in der ersten Woche Gold wert. Ein guter Pate macht den Unterschied zwischen „Ich frag lieber nicht“ und „Ich fühl mich sicher“.
Das Prinzip ist denkbar einfach: Ein erfahrenes Teammitglied begleitet den Einstieg, gibt Orientierung, teilt Erfahrungen und hört zu. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen, was die Rolle umfasst: Der Pate muss nicht alles wissen, sondern vor allem ansprechbar sein, Feedback geben und kleine Stolpersteine früh erkennen.
Sprecht am besten vorab ab, wer die Patenschaft übernimmt und stattet die Person mit einem kleinen Toolkit aus: zum Beispiel mit einem Gesprächsleitfaden für die erste Woche.
Legt auch feste Check-in-Zeiten fest. Idealerweise macht ihr das einmal pro Woche. Bei diesen Treffen können beide kurz zurückblicken: Was lief gut? Wo gab es Unsicherheiten? Was steht als Nächstes an?
Erarbeitet vorab einen individuellen 30-Tage-Plan
Denkt in Etappen, nicht in To-dos. Der Einstieg in ein neues Team klappt am besten, wenn klar ist, was wann passieren soll. Ein 30-Tage-Plan hilft dabei, Struktur zu schaffen und Unsicherheit zu vermeiden.
Legt grobe Schwerpunkte pro Woche fest. Was soll der neue Kollege in Woche 1 kennenlernen? Was kann er in Woche 2 schon selbst übernehmen? Ergänzt konkrete Lernziele und schafft Raum für Rückmeldungen – von anderen Mitarbeitern, Patienten und der neuen Person selbst.
💡 Extra-Tipp: Erstellt ein kleines Onboarding-Journal. Dort kann der neue Kollege jeden Tag kurz festhalten, was gut lief, was unklar war und was Spaß gemacht hat. Die Notizen liefern euch wertvolles Feedback für die Zukunft.
Bereitet ein Willkommenspaket vor
Niemand liest am ersten Tag gern 10 Seiten Fließtext. Geschenke hingegen sind eine nette Geste, um ein neues Teammitglied willkommen zu heißen.
Darin könnten enthalten sein:
- Team-Postkarte mit kurzer Willkommensnachricht
- Namensschild mit Magnetverschluss
- euer Praxis-Shirt (falls vorhanden)
- „Erste-Hilfe“-Set: Mini-Döschen mit Bonbons, Lippenbalsam, Blasenpflaster, Taschentuch, ein Set bunte Masken
- eine Mindmap zur Praxisstruktur
- ein Tagesablauf-Schaubild
- Der 30-Tage-Onboarding-Plan
- ein Notizbuch für das Onboarding-Journal
- ein Lageplan mit Infos wie: „Wo steht der gute Kaffee?“
- ein Essensgutschein für ein gemeinsames Mittagessen mit dem Paten
- … und was euch sonst noch einfällt
Onboarding-Checkliste
Damit ihr nicht bei Null anfangen müsst, haben wir euch eine Checkliste vorbereitet. Nutzt sie gern als Grundlage und erweitert sie je nach Bedarf in eurer Praxis.
Vor dem ersten Arbeitstag
- Paten benennen, briefen und im Dienstplan freistellen
- 30-Tage-Plan mit Lernzielen, Aufgaben und Feedbackzeitpunkten erstellen
- Willkommenspaket vorbereiten
- Zugangsdaten, E-Mail-Adresse und Telefonprofil einrichten
- Arbeitskleidung und Namensschild bestellen
- neuen Mitarbeiter per Mail oder Aushang im Team ankündigen
- Organigramm aktualisieren und freigeben
- Kurzanleitung zu internen Tools aktualisieren (z. B. Praxissoftware, Zeiterfassung, Gruppenchat)
- Ablaufplan für die ersten 3 Tage erstellen (inkl. Stationen und Pausen mit Pate)
In der ersten Woche
- Gemeinsames Mittagessen mit Paten terminieren
- Erfahrungsrunde mit Bestandspersonal: „5 Dinge, die ich gerne früher gewusst hätte“
- Praxiswerte oder Leitbild kurz vorstellen (z. B. im Teamgespräch)
- Feedbackkarte oder kurzes Formular für Tag 3 austeilen
- Team-Check-in am Ende der Woche: Was lief gut? Wo gibt es offene Fragen?
- Fragen aus dem Onboarding-Journal besprechen
- Feedback vom Paten
So gelingt der Start in den Praxisalltag
Der erste Arbeitstag ist vorbei, das Willkommenspaket übergeben, das Organigramm verinnerlicht. Nun fängt der Arbeitsalltag an. Genau hier entscheidet sich, ob ein neuer Kollege sich wirklich sicher fühlt. Damit der Einstieg gelingt, muss das gesamte Team verlässlich und für Fragen ansprechbar sein. Der neue Mitarbeiter muss wissen, an wen er sich wenden kann und dass Rückfragen ausdrücklich erlaubt sind. Niemand sollte das Gefühl haben, lästig zu sein, nur weil er etwas nicht auf Anhieb versteht.
Zeigt am besten von Anfang an, wie ein typischer Tag bei euch abläuft. Eventuell brauchen bestimmte Abläufe dadurch mehr Zeit als im normalen Praxisbetrieb. Vielleicht müsst ihr einzelne Schritte langsamer erklären oder gemeinsam wiederholen. Deshalb lohnt es sich, kleine Puffer einzuplanen. Das bewahrt euch vor der Versuchung, alles zwischen Tür und Angel zu erledigen.
Damit ihr schnell Vertrauen auf beiden Seiten aufbaut, könnt ihr eurem neuen Kollegen kleine, überschaubare Aufgaben übertragen. Das Ganze läuft in enger Zusammenarbeit mit dem eigenen Paten.
Und kurz vor Feierabend? Nehmt euch in den ersten Tagen die Zeit und stellt offene Fragen, wie: „Was hat dich überrascht?“. Das lädt zu ehrlichem Feedback ein und zeigt, dass ihr wirklich zuhört.
Wie KI euch beim Onboarding unterstützt
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter braucht Zeit, Vorbereitung und gute Kommunikation. Vieles davon lässt sich nicht automatisieren. KI-Tools wie ChatGPT helfen euch dabei, den Einstieg effizienter zu gestalten.
Zum Beispiel so:
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- Checklisten erstellen: Ihr wollt eine Aufgabenliste für die erste Woche? Eine Übersicht, was ins Willkommenspaket gehört? Gebt ChatGPT ein paar Stichworte. Und ihr bekommt eine ausformulierte Vorlage.
- Texte vorbereiten: Steckbrief-Fragen, Begrüßungs-E-Mails oder Ablaufpläne lassen sich mit KI wunderbar erstellen oder überarbeiten.
- Fragen sammeln: Lasst Kollegen Fragen, die im Alltag auftauchen, einfach notieren. ChatGPT kann daraus ein internes FAQ-Set generieren, das zukünftigen Mitarbeitern hilft.
- Feedback strukturieren: Auch Rückmeldungen aus dem Onboarding lassen sich mit ChatGPT leichter auswerten.
- Inspiration finden: Ob Kennenlernspiele, Ideen für ein Willkommensfrühstück oder kleine Teambuilding-Aktionen: KI liefert euch kreative Impulse auf Knopfdruck.
Natürlich ersetzt KI nicht die persönliche Einarbeitung. Aber sie kann euch helfen, Ordnung in die Abläufe zu bringen.
Fazit
Ob ein neuer Mitarbeiter gut startet, ist nicht allein abhängig von der Checkliste, dem Organigramm oder dem Patensystem. Es hängt davon ab, ob ihr euch entscheidet, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wirklich ernst zu nehmen.
Das neue Teammitglied sollte spüren, dass es willkommen ist. Alle Ideen und Tools, die ihr in diesem Beitrag findet, sind nur die Basis.
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
