Mitarbeiterkommunikation – mehr als nur Worte

Stellt euch vor, ihr hättet ein Geheimrezept für die Zufriedenheit eurer Mitarbeiter – und würdet damit nicht nur das Arbeitsklima verbessern, sondern auch die Produktivität in eurer Praxis erhöhen. Klingt das interessant? Dann lasst uns über Mitarbeiterkommunikation sprechen – und zwar zwischen euch als Führungskraft und eurem Personal sowie innerhalb eures Teams.

Häufige Probleme bei der Mitarbeiterkommunikation

„Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, sie hätte stattgefunden”, hat der Nobelpreisträger George Bernard Shaw vor langer Zeit gesagt – und behält damit bis heute Recht. Denn nicht nur im Alltag, sondern auch im Berufsleben sorgt ein offener und ehrlicher Austausch für mehr Harmonie und Vertrauen.
Zahlreiche Modelle und Theorien beschreiben die Schwierigkeiten, die entstehen, wenn 2 (oder mehr) Personen sich miteinander unterhalten. Klar ist, dass Körpersprache, Stimmfarbe und die Art und Weise, wie wir etwas sagen, entscheidend sind.

Warum gute Kommunikation für den Praxiserfolg unerlässlich ist

In jeder Zahnarztpraxis, die sich nicht nur über Wasser halten, sondern auch florieren möchte, ist ein regelmäßiger Austausch im Team äußerst wichtig. Wieso ist das so? Der Schlüssel zum Erfolg einer Praxis liegt nicht allein in der fachlichen Kompetenz oder der modernsten Ausstattung: Es sind die Menschen hinter dem Service, die zählen. Eine offene und effektive Kommunikation fördert nicht nur ein positives Arbeitsklima, sondern sorgt auch dafür, dass alle Teammitglieder sich auf gemeinsame Ziele und Werte ausrichten können. Wenn jeder im Team die Vision und die Werte des Unternehmens versteht und teilt, arbeitet ihr nicht nur nebeneinander, sondern wirklich miteinander.
Dieses gemeinsame Verständnis schafft eine starke Basis, die motivierend und inspirierend wirkt. Zudem fördert dies das wertvolle Vertrauen im Team, was zugleich das Arbeitsklima und die Produktivität positiv beeinflusst. Und: Ein gut kommuniziertes, geteiltes Ziel wirkt motivierend und lässt das Team über sich hinauswachsen. So wird die tägliche Arbeit nicht zu sehr zur Routine, sondern bleibt interessant durch gemeinsame Inspiration und Innovation.

Es ist allerdings eure Aufgabe als Praxisinhaber und Arbeitgeber, diese Atmosphäre überhaupt erst zu ermöglichen. Später in diesem Beitrag schlagen wir euch ein paar Ideen vor, wie ihr dies schaffen könnt.

Kommunikation verstehen – das Kommunikationsquadrat

Bei einem Gespräch treffen völlig unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinander. Es kann herausfordernd sein, die gleiche Gesprächsebene zu finden.
Und trotzdem gibt es allgemeingültige Prinzipien, die ihr euch als Arbeitgeber zunutze machen könnt. In seinem bekannten Kommunikationsquadrat hat Friedemann Schulz von Thun vier verschiedene Dimensionen entschlüsselt, auf denen wir eine Information an unseren Gesprächspartner weitergeben.

Einfach ausgedrückt kommunizieren wir auf vier Ebenen gleichzeitig. Wir geben Informationen weiter (Sachinhalt), offenbaren etwas über uns selbst (Selbstoffenbarung), drücken unsere Beziehung zum Gesprächspartner aus (Beziehungshinweis) und äußern unsere Wünsche oder Erwartungen (Appell).

Missverständnisse oder Unmut entstehen oft, weil Sender und Empfänger sich auf unterschiedliche Ebenen des Modells konzentrieren. Wenn ihr zum Beispiel als Chef zu einem Mitarbeiter sagt: „Mir ist aufgefallen, dass du diese Woche 3 Mal zu spät gekommen bist“, wollt ihr damit möglicherweise nur den Sachinhalt (die Verspätung) betonen.

Euer Mitarbeiter könnte diese Aussage jedoch vorwiegend auf der Beziehungsebene wahrnehmen und so interpretieren, dass ihr allgemein unzufrieden mit seiner Leistung seid oder ihm nicht vertraut. Solche Diskrepanzen in der Wahrnehmung führen schnell zu Missverständnissen und können das Arbeitsklima negativ beeinflussen.

Als Arbeitgeber könnt ihr das berühmte Modell von Schulz von Thun gezielt einsetzen, um die Kommunikation innerhalb eures Teams zu verbessern und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Wenn ihr euch des Kommunikationsquadrats bewusst seid, erkennt ihr, dass jede Nachricht, die ihr sendet, mehrere Botschaften gleichzeitig übermittelt. Dieses Bewusstsein hilft euch, eure eigenen Nachrichten sorgfältiger zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden und klar zu kommunizieren, was ihr wirklich meint. Im Beispiel eures Mitarbeiters, der erneut zu spät zur Arbeit gekommen ist, könntet ihr also zunächst den Sachinhalt ausdrücken: „Mir ist aufgefallen, dass du diese Woche 3 Mal zu spät gekommen bist.“ Auf der Appellebene könntet ihr ergänzen: „Ich würde mir wünschen, dass du nächste Woche pünktlich bei der Arbeit bist.”

Gehört und wertgeschätzt – das Glücksgefühl im Team

Zufriedene Mitarbeiter tragen zu einer produktiveren und angenehmen Arbeitsatmosphäre bei – so weit, so gut. Aber wie könnt ihr dafür sorgen, dass euer Team sich euch gegenüber öffnet und ausspricht, was es braucht? Wir haben das ganze Internet für euch durchforstet und die besten Möglichkeiten für euch zusammengefasst:

• Team-MeetingsRegelmäßige Team-Meetings sind essenziell, um den Austausch über anstehende Aufgaben und die gemeinsamen Ziele der Praxis zu fördern. Sie sind der Schlüssel, um eine starke Dynamik innerhalb des Teams zu etablieren und sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind. Diese Treffen bieten die Plattform für einen offenen Dialog, ermutigen zur freien Meinungsäußerung und stärken das gegenseitige Vertrauen sowie den Respekt. Sie schaffen eine Umgebung, in der sich jeder Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt und motiviert ist, sein Bestes zu geben.
  Für so was habt ihr keine Zeit? Offene Gesprächsrunden sind so wichtig für die Stabilität eures Teams, dass ihr euch dafür im vollen Terminkalender auf jeden Fall einen kleinen, festen Slot blocken solltet. Der perfekte Zeitpunkt hängt stark von eurem Arbeitsalltag ab. Während einige Unternehmen solche Meetings Montagmorgens abhalten, besprechen sich andere im Team lieber Freitagnachmittags vor dem Feierabend. Überlegt euch, welcher Zeitpunkt am besten mit eurer Arbeitsroutine vereinbar ist.

  💡 Tipp: Gestaltet die Meetings interaktiv und bindet alle Teammitglieder ein. Jeder soll nicht nur die Gelegenheit, sondern auch die Aufgabe haben, einen Bereich des Gesprächs zu übernehmen oder sich zu bestimmten Punkten zu äußern.

  Vergesst nicht, Erfolge auch zu feiern und Anerkennung auszusprechen. Ein Lob für geleistete Arbeit oder kleine und große Praxiserfolge kann Wunder für die Motivation und das Engagement des Teams bewirken.

• 1:1-Gespräche und Feedback-RundenPlant mit jedem Mitarbeiter regelmäßige Einzelgespräche ein. Diese exklusiven Momente sind Gold wert. Sie bieten jedem einzelnen Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Gedanken, Ideen und Bedenken in einer geschützten und vertrauensvollen Umgebung zu teilen. Es geht darum, ein offenes Ohr zu haben, individuelles Feedback zu geben und zu erhalten. So entsteht nicht nur ein tieferes Verständnis füreinander, sondern auch das Gefühl, wirklich gehört und geschätzt zu werden. Gleichzeitig bekommen beide Seiten (also ihr und euer Mitarbeiter) ein Gespür dafür, wenn etwas nicht stimmt. Bevor sich ein Problem festsetzt und zu unüberbrückbaren Differenzen führt, könnt ihr bereits aktiv gegensteuern.
  

  💡Tipp: Plant zeitlich nicht mehr als 20 Minuten pro Mitarbeiter ein. Bereitet offene Fragen vor, gebt aber auch genügend Raum für eigene Themen. Fragt eure Mitarbeiter vorher schon, ob sie eigene Themen mitbringen. So könnt ihr euch optimal auf das Gespräch vorbereiten.

• Raum für Kritik gebenKlar, es ist nicht immer schön, für das eigene Verhalten oder die persönliche Einstellung kritisiert zu werden. Aber so, wie ihr euren Mitarbeitern gegenüber offen aussprechen wollt, was euch stört, so solltet ihr eurem Personal auch die Möglichkeit für Kritik an euch geben. Im Idealfall gehen beide Seiten mit einem Lösungsansatz aus dem Gespräch, der die Zusammenarbeit weiter verbessert.
• Bewusste Integration ins TeamRegelmäßige Teambuilding-Aktivitäten und gemeinsame Events – seien es lockere Treffen am Feierabend, organisierte Workshops oder auch nur ein kleines Zusammentreffen bei Kuchen am Nachmittag fördern den Teamgeist und sind eine super Gelegenheit, um die kommunikativen Barrieren spielerisch abzubauen.
  Wichtig: Beginnt damit schon bei den neuen Mitarbeitern. Ein gut strukturiertes Einführungsprogramm kann Wunder wirken! Bietet dem Neuen ein erfahrenes Teammitglied als Paten an. Dieser zeigt dem Neuankömmling in den ersten Wochen alles, was er für den Praxisalltag braucht, und welche Abläufe es bei euch gibt. Außerdem steht der Pate eurem neuen Mitarbeiter jederzeit für Fragen und bei Schwierigkeiten zur Seite.

Eine Kultur des Vertrauens: Fehler als Weg zum Erfolg

Für alle Situationen, in denen ihr euch mit euren Mitarbeitern austauscht, gilt: Der Arbeitsplatz sollte ein geschützter Raum sein, in dem Fehler als Gelegenheiten zum Lernen betrachtet werden. Eine solche Kultur ermutigt Mitarbeiter, Risiken einzugehen und Innovationen voranzutreiben, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. So fördert ihr ein Klima des Vertrauens und der Unterstützung, das für Wachstum und Entwicklung unerlässlich ist. Ermutigt euer Team, sowohl Erfolge als auch Misserfolge zu teilen. Solche Diskussionen sollten nicht auf individuelle Fehler fokussieren, sondern darauf, was das Team als Ganzes daraus lernen kann. Damit stärkt ihr das kollektive Verständnis und die Zusammenarbeit.

Fazit

Jede Interaktion mit euren Mitarbeitern ist eine Gelegenheit, zu fördern, zu inspirieren und zu leiten. Wenn ihr euch bewusst macht, wie vielschichtig Kommunikation ist, und ihr aktiv an eurem eigenen Kommunikationsstil arbeitet, könnt ihr eine erfüllende und produktive Praxiskultur schaffen. Eure Rolle als Führungskraft ist dabei zentral.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.