Als Existenzgründer* habt ihr vermutlich viel Zeit, Energie und Herzblut in den Aufbau eurer eigenen Praxis investiert. Doch auch als Selbstständige benötigt ihr gelegentlich eine wohlverdiente Auszeit, um neue Energie zu tanken.
In diesem Blogbeitrag dreht sich alles um das Thema Praxisurlaub. Wir geben euch wertvolle Tipps für die Vorbereitung eurer Abwesenheit, damit ihr euren Urlaub in vollen Zügen genießen könnt.
Anspruch und gesetzliche Regelung für den Praxisurlaub
Arbeitnehmern steht ebenso wie euch als Zahnarzt Urlaub zu – klar. Doch während eure Mitarbeiter „einfach nur” Urlaubsanträge stellen müssen, geht eure eigene Urlaubsplanung mit sehr vielen organisatorischen und rechtlichen Fragen einher.
Fangen wir mit den Fakten an: Wenn ihr vorhabt, euch während eurer Abwesenheit vertreten zu lassen, so seid ihr laut der Zulassungsverordnung für Vertragsärzte dazu verpflichtet, dies der Kassenärztlichen Vereinigung mitzuteilen. In erster Konsequenz heißt das für euch, dass ihr nicht einfach so eure Praxis schließen könnt. Denn die Behandlung bzw. Betreuung eurer Patienten muss auch während eurer Abwesenheit gewährleistet sein.
Bevor ihr also aktiv in die innerbetriebliche Planung geht und Patienten sowie das Team informiert, solltet ihr euch in Bezug auf die gesetzlichen Vorgaben ausgiebig informieren. Gerade vor eurem ersten Urlaub als Selbstständiger kann es zu folgenschweren Fehlern kommen. Lasst euch im Zweifel von einem Fachanwalt beraten und nutzt euer Netzwerk aus selbstständigen Zahnärzten, um sicherzustellen, dass ihr an alles gedacht habt. Ist diese erste Hürde genommen, kann es aktiv in die Planung gehen. In diesem Beitrag erklären wir euch, worauf ihr achten solltet.
Was ihr für eure Patienten tun könnt
Damit eure Patienten nicht von eurer Abwesenheit überrascht werden, solltet ihr sie frühzeitig über euren geplanten Urlaub informieren. Egal, ob ihr die Praxis schließt oder einen Vertretungsarzt anbietet: Nutzt verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, soziale Medien oder Aushänge in der Praxis, um sicherzustellen, dass alle Patienten rechtzeitig informiert werden.
Gleichzeitig solltet ihr sicherstellen, dass dringende Behandlungen vor eurem Urlaub abgeschlossen werden. So vermeidet ihr potenzielle Komplikationen während eurer Abwesenheit und sorgt außerdem dafür, dass eure Patienten optimal versorgt sind.
Vertretungsarzt vs. Praxisschließung
Vertretungsarzt ist nicht gleich Vertretungsarzt. Ihr habt grundsätzlich die Wahl, ob ihr euch eine Vertretung in die eigene Praxis holt, die euer Tagesgeschäft übernimmt, oder ob ihr die Zahnarztpraxis für die Dauer eurer Abwesenheit schließt und auf eine Partnerpraxis verweist. In beiden Fällen benötigt ihr einen qualifizierten und vertrauenswürdigen Ersatz, damit ihr euch entspannt zurücklehnen könnt.
💡 Tipp: Erkundigt euch bei zahnärztlichen Fachverbänden und/oder eurer lokalen Zahnärztekammer nach geeigneten Vertretungsdiensten. Alternativ könnt ihr im Internet selbst auf die Suche gehen oder bei Kollegen nachfragen.
Wie auch immer ihr an eine mögliche Vertretung gekommen seid: Bevor ihr eine Entscheidung trefft, solltet ihr euch von ihrer Seriosität und ihren Qualifikation überzeugen. Habt ihr euch für einen Kollegen entschieden, vereinbart eine ausgiebige Übergabe und klärt alle wichtigen Details.
Vertretung in der eigenen Praxis
Holt ihr euch einen Vertretungsarzt in eure Zahnarztpraxis, gibt es mehrere Vorteile: Zum einen muss euer Personal keinen Urlaub nehmen, während ihr weg seid. Die Praxis bleibt wie gewohnt geöffnet.
Zum anderen befinden sich eure Patienten in ihrer gewohnten Umgebung und müssen sich für ihren Termin nicht in eine fremde Zahnarztpraxis begeben. Das bedeutet auch, dass die Terminwünsche eurer Patienten wie gewohnt entgegengenommen werden können, statt sie auf einen Zeitpunkt nach eurer Rückkehr aufzuschieben.
Die eigene Praxis schließen
Auch wenn ihr eure Praxis im Zeitraum eurer Abwesenheit schließt, gibt es mehrere Vorteile: Zunächst stellt ihr sicher, dass die Qualität der Patientenversorgung und somit auch euer Ruf nicht beeinträchtigt wird.
Sprecht euren Urlaub aktiv in der Patientenkommunikation an.
Wenn die behandelnde Vertretung in eurem Namen Patienten betreut, kann es sein, dass Komplikationen mit eurer Praxis in Verbindung gebracht werden. Zudem könnt ihr sicher sein, dass ihr im Urlaub komplett abschalten könnt. Ihr müsst euch während eurer Abwesenheit nicht noch mit administrativen oder organisatorischen Aufgaben beschäftigen.
Die Betriebsferien, die sich durch eine Praxisschließung ergeben, können außerdem für das komplette Team von Vorteil sein: Kommt ihr alle wieder zurück, habt ihr euch viel zu erzählen und seid bei euren Patienten alle weiterhin auf dem aktuellen Stand.
Unabhängig davon, ob ihr während eures Urlaubs als selbstständiger Zahnarzt einen Vertretungsarzt beauftragt oder eure Praxis über die Dauer eurer Abwesenheit schließt – kann beides selbstverständlich auch mit Nachteilen einhergehen. Wägt eure Prioritäten gut ab, um euch während eures Urlaubs keine Sorgen machen zu müssen.
Überwiegen finanzielle Aspekte, solltet ihr prüfen, ob eine Praxisschließung günstiger ist als die Beauftragung eines Vertretungsarztes. Sind euch organisatorische Aspekte oder der direkte Patientenkontakt wichtiger, ist eine Praxisschließung eventuell die bessere Lösung.
Euer Team
Auch was die Personalplanung betrifft, kommt es stark darauf an, ob ihr eure Praxis schließt oder ihr einen Vertretungsarzt in der eigenen Praxis beauftragt. Kommuniziert beides rechtzeitig an euer Personal. Eine Praxisschließung sollte am besten schon gegen Ende des Vorjahres mitgeteilt werden. Warum? Weil eure Mitarbeiter ihren Jahresurlaub auch planen (müssen) und sie bei einer Praxisschließung „gezwungen“ sind, ihre verfügbaren Urlaubstage zu nutzen. Wenn ihr jährlich festgelegte Betriebsferien habt (wie zum Beispiel zwischen den Weihnachtsfeiertagen und Neujahr), solltet ihr diese Information optimaler Weise bereits bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters kommunizieren.
Habt ihr eure Abwesenheit erst mal an euer Personal kommuniziert, könnt ihr gemeinsam in die Planung gehen.
💡Tipp: Teilt organisatorische Aufgaben im Team auf: Ein Mitarbeiter ist zum Beispiel für die telefonische Bekanntgabe des Urlaubs zuständig. Ein anderer prüft vor dem Urlaub, ob alle Geräte einwandfrei funktionieren und genügend Material vorhanden ist. Ein weiterer Mitarbeiter kann die Patientenakten durchgehen und auf Vollständigkeit prüfen. Zudem wird ein Kollege beauftragt, über Social Media, per E-Mail und/oder mithilfe eines Aushangs auf eure Abwesenheit aufmerksam zu machen.
Falls ihr euch für die Dauer eures Urlaubs von einem Kollegen vertreten lasst, solltet ihr vorab ein Treffen mit dem Team vereinbaren. Hier können sich Mitarbeiter und Vertretungsarzt nicht nur kennenlernen, es können auch organisatorische Themen besprochen werden.
Sicherheit
Neben allen Personal- und Patientenfragen rund um deinen Urlaub als Zahnarzt kommen noch sicherheitsrelevante Aspekte hinzu:
Finanzielle Planung
Plant vor eurem Urlaub unter Umständen einen Termin mit eurem Steuerberater ein, um sicherzustellen, dass eure Zahnarztpraxis während eurer Abwesenheit finanziell stabil aufgestellt ist – egal, ob sie geschlossen bleibt oder ihr einen Vertretungsarzt beauftragt.
Versicherungen und Haftung
Prüft, ob eure Zahnarztpraxis ausreichend versichert ist, um eventuelle Haftungsrisiken abzudecken. Informiert euch bei eurem Versicherungsanbieter zu diesem Thema und schildert, wie die Praxis über die Zeit eures Urlaubs geführt wird.
Sicherung der Räumlichkeiten
Eure Zahnarztpraxis und euer komplettes Inventar sind eure Existenzgrundlage: Stellt bei einer Praxisschließung unbedingt sicher, dass eure Zahnarztpraxis ausreichend gegen Einbrüche geschützt ist. Ihr könnt vertrauenswürdige Nachbarn über eure Abwesenheit informieren, Sicherheitssysteme installieren und Wertgegenstände, wenn möglich, an einem anderen, sicheren Ort lagern.
IT-Sicherheit
Kontrolliert, ob die IT-Systeme und Netzwerke eurer Zahnarztpraxis einwandfrei funktionieren. Aktualisiert, wenn nötig, eure Passwörter, um unbefugten Zugriff auf sensible Praxis- und Patientendaten zu verhindern.
Notfallkontakt
Stellt einen Notfallkontakt zur Verfügung – insbesondere dann, wenn ihr selbst gar nicht oder nur sehr schwer erreichbar seid.
Praxisschließung sinnvoll nutzen
Um aus eurem Urlaub das Maximum herauszuholen, haben wir im Falle einer Praxisschließung noch einen guten Tipp für euch: Ärgert ihr euch seit längerer Zeit mit einigen Instrumenten herum, die einfach nicht einwandfrei funktionieren? Oder müssen in eurer Praxis dringend Reparaturen oder Ausbesserungen gemacht werden? Dann nutzt euren Urlaub, um diese Probleme anzugehen. Für euch ergeben sich mehrere Vorteile: Ihr müsst die Praxis nicht extra für die Reparaturen schließen, weil Renovierungslärm und Dreck andernfalls den Praxisalltag stören würden. Gleichzeitig entstehen für eure Tätigkeit keine Einschränkungen, falls Instrumente zur Kontrolle eingeschickt werden müssen. Lasst solche Arbeiten einfach erledigen, während der reguläre Betrieb in eurer Zahnarztpraxis ausgesetzt ist.
Fazit
Urlaub machen als selbstständiger Zahnarzt erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Mit einem gut organisierten Personalmanagement, einer klugen Urlaubsplanung und einer verlässlichen Vertretung könnt ihr eure wohlverdiente Auszeit dennoch genießen. Vergesst nicht, dass eine gute Erholung und Stressreduktion essenziell sind, um langfristig erfolgreich als Zahnarzt tätig zu sein. Lasst euch von der ganzen Vorbereitung nicht abschrecken: Fangt rechtzeitig an und arbeitet die Dinge, die weit im Voraus erledigt werden können, bereits ab. Und wenn es dann endlich so weit ist, heißt es: Abschalten! Eure Patienten und Mitarbeiter werden es euch danken, wenn ihr motiviert und gestärkt zurückkehrt.
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
